Caja General

Caja General

Concepto

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con loscheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

Que es el Arqueo de Caja? 

Consiste en el  análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Instrucciones para realizar un arqueo de caja

Existen unas hojas de arqueo de caja que se usan una por día, o las que hagan falta, dependiendo del movimiento que tenga la caja. Se pueden hacer a mano o por un programa informático. Vamos a verlo mejor a mano, para saber qué hace el ordenador si se lleva por ese sistema. En cualquier caso, la colaboración de la cajera es insustituible.

En esa hoja, lo primero que debe aparecer es el saldo del día anterior, es decir, con cuánto dinero empezamos.

A partir de ese momento no pueden ocurrir más que dos cosas: o hay un ingreso o hay una salida.

Un ingreso se produce por una venta al contado, por un pago de una factura de un cliente que tenía pendiente o por el pago a cuenta de una factura de mercancía que se llevan.

Si es una venta al contado, en la columna de ingresos se pone la cantidad, y en la misma línea, el concepto, es decir, cobro factura contado número tal.

Si es el cobro de una factura atrasada pendiente, lo mismo, la cantidad en la columna de ingresos, y en concepto, pago de cliente tal su fractura tal de fecha tal.

Si es el pago a cuenta de una factura pendiente, lo mismo, importe en ingresos, y como concepto, pago de cliente tal de fractura tal de fecha tal.

Salidas:

Llevamos dinero al banco para ingresar en cuenta. En la columna salidas se anota el importe, y en concepto, ingreso en efectivo en c/c banco tal, y se guarda el resguardo.

Pagamos una factura de un gasto, importe a salidas, concepto pago fra Gasolinera Tal fecha tal.

Concepto, pago a proveedor tal su fra tal de fecha tal.

Concepto, pago a cuenta a proveedor tal

Concepto, pago fra transportista tal fra tal fecha tal.

Es decir, Existe una columna con los importes de los ingresos y otra con los de los gastos, y en ambos casos, en su línea correspondiente, el concepto del movimiento.

Al final del día se suman ambas columnas. El importe de los ingresos se suma con el saldo del día anterior y se le resta el importe de las salidas, y el resultado es el dinero que tiene que haber en caja, para empezar el día siguiente.

Puede ocurrir, que por alguna razón se saque provisionalmente un dinero que se va a reintegrar otra vez. Para que nos cuadre la caja, si este importe está autorizado, se hace un vale, que se considera dinero hasta que se recupere.

Es importante que todos los movimientos de ingresos y salidas que se anotan en la hoja de arqueo de caja estén respaldados por el documento corrrespondiente, como es una copia de la factura cobrada, el resguardo del ingreso en el banco, una nota de cobro a cuenta... Es decir, contabilidad necesitará un documento por cada apunte que se haga en el arqueo. Para su archivo y control posterior.



CONCEPTO DE CONTROL INTERNO DE CAJA Y SUS ELEMENTOS:

Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de Proteger los activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera y Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en:

Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos decontabilidad.

Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:

·         Organización de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y laresponsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

·         Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución deldepartamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control

·         Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

FALTANTES:

Término utilizado en el área de la contabilidad, Auditoría y contabilidad financiera. La cuenta en que se registran tanto los sobrantes como los faltantes de efectivo, derivados de la Función de dar cambio.